Autor: Cristian Sánchez

En otro artículo llamado "El Papel del Project Manager en una Organización: Liderazgo y Coordinación Eficientes" mencionábamos que la gestión de proyectos es un proceso complejo que requiere coordinación, orden, planificación y ejecución precisa para lograr los objetivos deseados. Sin embargo, se debe resaltar que uno de los aspectos más críticos es la comunicación efectiva. En este artículo, exploraremos la importancia de una comunicación clara y transparente en la gestión de proyectos.

Desde el levantamiento y análisis del requerimiento, pasando por las fases de desarrollo o ejecución, pruebas y puesta en producción, todo funciona con base en la comunicación. Es importante escuchar y darse a entender con las personas que intervienen en el proyecto directa e indirectamente. Para esto, se debe tener en cuenta quiénes son las personas a las que se dirige un mensaje, qué roles tienen, qué les interesa saber del proyecto, el medio con el cual se realiza el envío del mensaje, el objetivo o propósito de este mensaje. Para este propósito, se pueden tener en cuenta los siguientes aspectos:

Identificación de los Stakeholders:

Al ejercer la gestión de proyectos, es esencial identificar a todas las partes interesadas involucradas o Stakeholders. Esto incluye a los miembros del equipo de desarrollo, clientes, usuarios, patrocinadores, incluso entidades gubernamentales que apliquen regulaciones sobre el entregable final del proyecto, entre otras partes afectadas por el proyecto. Una vez tenemos el conocimiento sobre quiénes son las partes interesadas y cuáles son sus necesidades y expectativas, podemos adaptar nuestra comunicación, nuestra forma de expresarnos para abordar sus preocupaciones de manera efectiva.

Establecimiento de canales de comunicación:

Una vez que hemos identificado a las partes interesadas, es muy importante establecer canales claros de comunicación. En nuestro caso, usamos correos electrónicos para los temas más formales, acordamos reuniones para hacer el seguimiento del desarrollo del proyecto y aclarar dudas puntuales, enviamos por chat o correo resúmenes de las reuniones (de ser necesario). De forma interna se pueden usar herramientas de gestión de proyectos como Azure DevOps, GitHub, o sistemas de mensajería instantánea como Teams de Microsoft. Una vez establecidos estos canales de comunicación, se facilita todo, desde la asignación de tareas para los miembros del equipo, las reuniones de sprint planning, las reuniones diarias (daily), las reuniones de entendimiento, cuando se hace release o cuando se hacen las pruebas de usuario y las correcciones de bugs, entre otras.

Al proporcionar estos canales de comunicación y si conocemos bien a nuestro interesado, al cual nos vamos a dirigir, podemos enviarle el mensaje de la forma más clara posible y así garantizamos que la información se transmita de manera efectiva.

Claridad y transparencia

Como se mencionó anteriormente, la comunicación efectiva se basa en la claridad y la transparencia. Es fundamental compartir información relevante de manera oportuna y evitar ambigüedades que puedan llevar a malentendidos. Para esto, recomiendo hacer uso de preguntas. Si entendemos qué es lo que queremos decir, pedir o preguntar, a la persona a la que uno se dirige le será más fácil entender. Por ejemplo, antes de enviar un mensaje se debería preguntarse a sí mismo:

• ¿Qué quiero preguntar/decir? 
• ¿Para qué lo quiero saber? ¿Qué voy a lograr con esto? 
• ¿Por qué necesito esta información? ¿Qué voy a responder con esto?
• ¿Cuándo debo preguntar? ¿Cuándo necesito la respuesta?
  

• ¿A través de qué medio debo preguntar? ¿A través de qué medio necesito que 
me respondan?
• ¿Quién me puede ayudar a resolver esta duda? / ¿A quién le debo comunicar 
esta información?

Al mantener a todos informados sobre el progreso del proyecto y los cambios importantes, podemos fomentar e incrementar la confianza y el compromiso entre las partes interesadas.

Escucha activa:

La comunicación efectiva también implica practicar la escucha activa. Esto significa estar abierto a las opiniones y preocupaciones de los miembros del equipo y otras partes interesadas. Estas deben ser tenidas en cuenta y se deben responder de manera adecuada. Si se fomenta un ambiente donde se valore la retroalimentación, podemos abordar los problemas que se susciten de una forma más veloz, más ágil y se puede trabajar en conjunto para encontrar soluciones, evitando o disminuyendo conflictos o dificultades futuras.

Adaptación del mensaje:

Es importante adaptar el mensaje según la o las personas a las que se dirija este. Todas las personas son diferentes e influyen en el entendimiento del mensaje el carácter, la personalidad de cada uno, además de que pueden tener necesidades y preferencias diferentes en términos de comunicación. Al adaptar nuestro mensaje según el público, podemos garantizar una comprensión clara y una mayor participación en el proyecto.

Gestión de conflictos:

La comunicación efectiva es el resultado de usar 2 grandes habilidades personales que son la comunicación asertiva y la empatía, así como lo menciona la Universidad San Buenaventura de Medellín: “La comunicación asertiva se basa en una actitud personal positiva a la hora de relacionarse con los demás y consiste en expresar las opiniones y las valoraciones, evitando descalificaciones, reproches y enfrentamientos, es la una de las vías más adecuadas para la interacción y la comunicación entre las personas, optimizar nuestras relaciones, no es solamente decir lo que pensamos y de qué manera lo decimos, es también comprender mis necesidades, las de las demás personas (la empatía), ser responsable de mis emociones y conectar con los demás”. 

Sin embargo, los conflictos son algo que siempre se va a presentar en un equipo de trabajo, entre Stakeholders, entre líderes y entre cualquier grupo de personas, por esto, hay que manejar los conflictos de manera constructiva. Al fomentar un ambiente donde se pueda abordar abiertamente cualquier conflicto o problema, podemos encontrar soluciones colaborativas que beneficien al proyecto en su conjunto.

Seguimiento y retroalimentación:

Estas 2 actividades permiten tener una imagen del estado actual del proyecto, proporcionando información sobre las cosas que se están realizando, qué tan bien se hacen y qué se puede mejorar, son complementarias y ayudan a tomar decisiones oportunas a los miembros del equipo y otras partes interesadas para mejorar el rendimiento del equipo o de los recursos usados para lograr el objetivo del proyecto. Esto permite mantener a todos informados sobre el estado del proyecto y los próximos pasos, ayudando a mantener un alto nivel de compromiso y asegurar el éxito del proyecto.

Conclusión

El éxito de un proyecto, sin lugar a duda, es la comunicación, de esta depende todo, por lo que es importante adquirir y pulir las habilidades de escucha activa, la comunicación asertiva, la comunicación efectiva, tener empatía al momento de decir las cosas, así como también, ser claro, conciso con las cosas que se deben comunicar y en el momento oportuno. Dar seguimiento a las actividades, socializarlas y mantener a las personas interesadas (Stakeholders) en el proyecto informadas debidamente, de acuerdo con sus roles, a través de los canales de comunicación acordados y la brindándoles la información que solicitan.

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